ÁREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
CAPACIDAD
DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de la
documentación, deberá establecerse a partir de las
Características tecnológicas
de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería
Diseño acorde con la
dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas
Que produzcan daños sobre
los documentos.
Los estantes deben estar
construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
Con tratamiento
anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Cada bandeja deberá soportar
un peso mínimo de 100 kg./mt lineal.
Si se dispone de módulos
compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar
Parales y tapas laterales
para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
Anclar los estantes con
sistemas de fijación.
La balda superior debe estar
a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la
Documentación.
La balda inferior debe estar
por lo menos a 10 cm del piso.
Los acabados en los bordes y
ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar
Deterioros a la
documentación.
El cerramiento superior no
debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
Documentos ni de ningún otro
material.
Se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm. entre los muros y la estantería.
El espacio de circulación
entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm.
Y un corredor central mínimo
de 120 cm.
UNIDADES
DE CONSERVACIÓN
Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se
recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su
protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación
de los mismos.
Las unidades de conservación deben ser elaboradas en
cartón neutro y si no se dispone de este material, se aplicará al cartón un
recubrimiento que impida la acidificación por contacto. La resistencia del
material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de
almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamaño de la documentación
a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe
ser mínimo de 4 cm.
Para
documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como
disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:
Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres
individuales y en cajas de PH neutro. Los materiales plásticos empleados
deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser
permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen
condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos
para cada tipo de soporte.
Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como
DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su
respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos
soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de
datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad
del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el
proceso. Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable,
que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
PREZI
